SIXIS BUSINESS
OPERATIONS Descoperă SIXIS SOLUȚII

Workflow automationPași care continuădupă reguli clare.

Un proces poate avea mai multe etape, sisteme și persoane implicate. SIXIS automatizează pașii previzibili dintre ele, astfel încât o activitate să continue când condițiile sunt îndeplinite și să se oprească atunci când este nevoie de o verificare.

Legăm evenimentul de pornire, datele și acțiunile necesare într-un traseu verificabil. Stabilim cine urmărește funcționarea și ce se întâmplă când lipsește o informație, apare o eroare sau cazul nu respectă regula obișnuită.

Arată-ne un proces repetitiv Vezi cum lucrăm

Când fiecare etapă
așteaptă o intervenție.

Automatizarea este utilă când echipa repetă acțiuni după reguli care pot fi explicate și verificate. Un proces neclar trebuie mai întâi lămurit.

  1. Aceleași informații sunt copiate între etape.

    După primirea unei solicitări, un coleg creează o înregistrare, pregătește o sarcină și anunță următoarea persoană. Pașii se repetă la fiecare caz, iar o omisiune lasă lucrul într-o stare pe care ceilalți nu o văd.

  2. Procesul se oprește fără să fie clar de ce.

    O confirmare a sosit, dar următoarea sarcină nu este creată. Alt caz continuă fără documentul necesar. Echipa verifică manual fiecare etapă deoarece condițiile de trecere și responsabilitatea pentru excepții nu sunt stabilite.

  3. Regulile sunt clare, dar execuția consumă timp.

    Există un traseu cunoscut pentru cazurile obișnuite. Totuși, un coleg trebuie să verifice periodic ce s-a schimbat și să facă aceleași acțiuni în mai multe locuri. Situațiile care cer judecată rămân amestecate cu pașii administrativi.

Alegem pașii.
Verificăm întregul traseu.

Automatizăm ce are reguli și date suficient de clare. Deciziile care cer o persoană rămân explicit în traseu.

Putem începe cu o parte delimitată a procesului. Uneori eliminarea unui pas inutil ajută mai mult decât automatizarea lui.

Modelul de colaborare SIXIS

  1. Clarificăm procesul și scopul.

    Urmărim cazuri reale și separăm activitățile necesare de duplicări sau verificări fără un scop clar. Stabilim unde începe și unde se încheie automatizarea. Alegem problema pe care trebuie să o rezolve și cum vom verifica rezultatul.

    De la tine Exemple de lucru și persoana care poate confirma regulile procesului.

  2. Definim pornirea și condițiile.

    Stabilim evenimentul care declanșează traseul, informațiile obligatorii și condițiile pentru fiecare etapă. Precizăm cum recunoaștem același caz dacă evenimentul se repetă. Stabilim și când automatizarea trebuie să aștepte, să se oprească sau să ceară o decizie.

    De la tine Stările, datele necesare și limitele de decizie ale persoanelor implicate.

  3. Alegem implementarea și accesul.

    Verificăm ce permit sistemele folosite și cum pot circula datele. Alegem mecanismul potrivit pentru pașii conveniți, cu acces limitat la informațiile necesare. Stabilim ce se păstrează pentru urmărirea execuției și cum poate fi reluat un caz întrerupt.

    De la tine Accesul autorizat la sisteme și aprobarea costurilor sau a limitelor relevante.

  4. Testăm traseul și excepțiile.

    Parcurgem un caz obișnuit, date incomplete, un eveniment repetat și un sistem indisponibil. Verificăm că acțiunile nu sunt dublate și că etapa următoare nu începe prematur. Cazurile care necesită verificare ajung la persoana desemnată, cu informații suficiente.

    De la tine Cazuri reprezentative și validarea rezultatelor înainte de folosire.

  5. Pornim și urmărim funcționarea.

    Introducem automatizarea în aria convenită și verificăm execuțiile, opririle și erorile. Stabilim cine primește semnalele și cine poate interveni. Dacă regulile sau sistemele se schimbă, evaluăm impactul înainte de a lăsa traseul să continue în aceeași formă.

    De la tine Responsabilul de funcționare și feedbackul echipei după pornire.

UN EXEMPLU DE LUCRU

O reparație.
Etape condiționate.

O firmă de service primește echipamente pentru reparație. După verificare, clientul trebuie să accepte estimarea înainte ca lucrarea să fie programată și, ulterior, pregătită pentru predare.

Cererea are datele necesare.
Automatizarea creează cazul și sarcina de verificare după regulile convenite. Dacă identificarea echipamentului este incompletă, cere clarificarea în loc să pornească un traseu care va trebui refăcut.
Acceptarea permite continuarea.
După confirmarea estimării pentru versiunea corectă, se creează etapa de programare. O cerere de modificare sau un refuz merge la persoana responsabilă. Aceste răspunsuri nu sunt interpretate automat ca acceptare.
Finalizarea are propriile verificări.
Raportul de lucru și confirmarea responsabilului permit pregătirea predării. Dacă lipsește o verificare, cazul rămâne vizibil în așteptare. Istoricul arată de ce a continuat sau de ce s-a oprit fiecare etapă.

CAPABILITĂȚI CONEXE

Ce face automatizarea
posibilă și verificabilă.

Un traseu automat are nevoie de un proces clar și poate folosi integrări, documente și alerte pentru pașii săi.

Întrebări despre
automatizarea pașilor.

Ce poate continua după reguli și ce trebuie să rămână sub controlul echipei.

Ce fel de procese automatizează SIXIS?

Ne concentrăm pe pași din vânzări, marketing și procesele comerciale: preluarea solicitărilor, urmărirea ofertelor, transmiterea comenzilor sau notificările legate de livrare și plată. Verificăm mai întâi dacă procesul poate fi simplificat și dacă automatizarea justifică efortul de implementare și întreținere.

Putem automatiza un proces care se face diferit de fiecare dată?

Mai întâi verificăm de ce diferă cazurile. Unele variații pot avea reguli clare; altele cer o decizie umană. Putem automatiza pașii comuni și păstra verificarea excepțiilor. Dacă traseul nu poate fi explicat, organizarea lui precede implementarea tehnică.

Cum diferă de o integrare între două sisteme?

Integrarea permite unui sistem să transmită date sau o acțiune către altul. Automatizarea unui proces stabilește când și în ce ordine se fac mai mulți pași, inclusiv verificări și intervenții ale oamenilor. O integrare poate fi o parte a acelui traseu.

Trebuie să schimbăm aplicațiile existente?

Nu neapărat. Verificăm dacă ele permit acțiunile și schimbul de date necesare. Unele etape pot fi susținute de funcțiile existente, altele cer o conexiune suplimentară. Nu promitem automatizarea oricărui sistem înainte de verificarea accesului, compatibilității și limitelor.

Ce se întâmplă dacă o etapă eșuează?

Stabilim cum este recunoscută eroarea, cine este anunțat și dacă etapa poate fi reluată în siguranță. Acțiunile deja făcute trebuie să poată fi identificate. Pentru un caz care nu poate continua automat, definim un mod de lucru manual și informațiile necesare intervenției.

Cum evitați acțiunile dublate?

Definim cum este identificat cazul și verificăm ce se întâmplă când același eveniment este primit de mai multe ori. Testăm scenariile relevante pentru sistemele folosite. Dacă o acțiune are consecințe sensibile, putem păstra o confirmare înainte de executarea ei.

Automatizarea poate aproba o ofertă sau o cheltuială?

Poate aplica doar regulile și limitele autorizate explicit de firmă, dacă implementarea le poate susține. Deciziile neclare sau care depășesc limitele merg la persoana desemnată. Nu introducem aprobări automate doar pentru a scurta traseul și nu atribuim sistemului autoritate nouă.

Cine urmărește automatizarea după pornire?

Stabilim responsabilul, semnalele de verificat și aria de întreținere convenită. Automatizarea are nevoie de verificări când se schimbă regulile, accesul sau aplicațiile. Operarea și suportul sunt delimitate în colaborare; nu presupunem monitorizare permanentă sau intervenție nelimitată.

Cum evaluăm dacă merită implementată?

Comparăm frecvența activității, timpul repetitiv și riscul omisiunilor cu efortul de implementare și întreținere. Alegem o parte verificabilă a procesului și urmărim rezultatul. Un volum mic sau multe excepții pot face o simplificare a modului de lucru mai potrivită.

Ce pași repetați
după aceleași reguli?

Arată-ne o activitate care trece prin mai multe etape. Putem stabili unde are sens să continue automat și unde este necesară o confirmare.

Dă un semn Înapoi la Soluții