SIXIS BUSINESS
OPERATIONS Descoperă SIXIS SOLUȚII

CRM automationDate înregistrate.Pași următori clari.

Un CRM ajută echipa când informațiile și sarcinile sunt păstrate consecvent. SIXIS automatizează pașii repetitivi din evidența comercială, de la înregistrarea unei solicitări până la repartizare și actualizările permise de regulile firmei.

Stabilim ce poate fi completat sau atribuit automat și ce cere verificare. Cererile neclare, posibilele duplicate și cazurile fără un responsabil nu sunt ascunse în spatele unei înregistrări aparent complete.

Arată-ne pașii repetați în CRM Vezi cum lucrăm

Când evidența depinde
de multe completări.

Automatizarea din CRM are nevoie de câmpuri, stări și responsabilități înțelese la fel de echipă. Alegem acțiunile repetitive după clarificarea lor.

  1. Cererile sunt înregistrate târziu.

    Un coleg copiază date din formulare sau mesaje și creează manual sarcina următoare. În perioadele aglomerate, unele solicitări rămân în afara evidenței sau ajung fără informația necesară la persoana care trebuie să răspundă.

  2. Același client are înregistrări greu de legat.

    O cerere nouă creează alt contact, deși firma există deja. Alteori, un proiect nou este pus peste unul vechi. Echipa nu mai distinge istoricul clientului de discuția comercială care trebuie urmărită acum.

  3. Sarcinile nu reflectă starea cazului.

    Cererile sunt repartizate după reguli cunoscute, dar un coleg trebuie să le aplice de fiecare dată. Unele sarcini continuă după închiderea cazului, iar altele rămân fără un responsabil când persoana obișnuită nu este disponibilă.

Reguli înțelese.
Acțiuni consecvente.

Automatizăm completările și repartizările pentru care există informații suficiente, păstrând verificarea cazurilor neclare.

Putem începe cu primirea solicitărilor sau cu un set de sarcini dintr-o etapă. Nu schimbăm din proprie inițiativă modul în care firma decide calificarea și condițiile comerciale.

Modelul de colaborare SIXIS

  1. Alegem acțiunile și clarificăm evidența.

    Verificăm cum sunt folosite contactele, firmele, proiectele și stările. Identificăm pașii repetați și câmpurile necesare. Dacă echipa folosește aceeași stare cu sensuri diferite, lămurim regula înainte de a o transforma într-o acțiune automată.

    De la tine Exemple din CRM și persoana care poate valida regulile de evidență.

  2. Definim identificarea și datele obligatorii.

    Stabilim cum recunoaștem un contact sau o firmă și cum deosebim o cerere nouă de una repetată. Convenim ce poate fi completat din surse autorizate. Posibilele duplicate și datele insuficiente ajung la verificare, fără unirea automată a unor cazuri incerte.

    De la tine Identificatorii folosiți și regulile pentru contacte, firme și proiecte noi.

  3. Stabilim repartizarea și sarcinile.

    Definim criteriile pentru atribuirea responsabilului și pasul următor din fiecare caz. Precizăm înlocuitorul sau coada de verificare când regula nu găsește o persoană potrivită. Stabilim și ce oprește sarcinile când solicitarea este închisă ori schimbată.

    De la tine Responsabilii, limitele de repartizare și regulile de închidere sau schimbare.

  4. Implementăm și testăm în CRM.

    Verificăm ce permit sistemul și accesul disponibil. Testăm cereri complete, incomplete, repetate și proiecte noi pentru clienți existenți. Confirmăm că datele și sarcinile sunt corecte și că o eroare este vizibilă persoanei care poate interveni.

    De la tine Acces autorizat și cazurile care trebuie validate înainte de pornire.

  5. Urmărim rezultatele și ajustăm.

    Verificăm cererile fără responsabil, duplicatele de clarificat și sarcinile create sau oprite. Stabilim cine întreține regulile și cum sunt evaluate schimbările din CRM. Extindem automatizarea după verificarea modului în care echipa folosește efectiv rezultatele.

    De la tine Responsabilul regulilor și feedbackul colegilor care lucrează în CRM.

UN EXEMPLU DE LUCRU

Același client.
Un proiect nou.

O firmă de amenajări primește prin formular o cerere de la un client care a mai lucrat cu ea. Noua solicitare privește altă locație și trebuie urmărită separat de proiectul încheiat.

Contactul este verificat.
Regula caută datele convenite pentru identificare. Dacă asocierea este sigură, cererea poate fi legată de contactul existent. O potrivire ambiguă ajunge la verificare, fără să combine automat istoricul a două persoane.
Proiectul are propria evidență.
Noua locație și cerințele sunt păstrate într-un caz distinct. Proiectul vechi nu este redeschis doar pentru că solicitarea vine de la același client. Colegul vede relația existentă și obiectivul discuției noi.
Pasul următor are un responsabil.
Cererea este repartizată după aria și regulile firmei, cu o sarcină de verificare. Dacă nu există o atribuire validă, cazul rămâne vizibil pentru persoana desemnată. Automatizarea nu îl califică drept oportunitate doar fiindcă formularul este complet.

CAPABILITĂȚI CONEXE

Ce susține
regulile din CRM.

Structura evidenței, calificarea și activitățile comerciale trebuie să aibă sens înainte de automatizarea pașilor din sistem.

Întrebări despre
automatizarea în CRM.

Ce poate fi completat și repartizat după reguli și ce rămâne o verificare comercială.

Cum diferă de organizarea CRM-ului și a pipeline-ului?

Organizarea stabilește structura, stările și informațiile necesare urmăririi comerciale. Automatizarea execută pași repetitivi pe baza acestor reguli: înregistrare, repartizare sau sarcini. Dacă structura nu este clară, o lămurim înainte să automatizăm, pentru a nu reproduce mai repede aceeași confuzie.

Puteți lucra cu CRM-ul nostru actual?

Verificăm funcțiile disponibile, accesul și operațiile necesare. Unele acțiuni pot fi făcute în sistem, altele cer o integrare. Nu presupunem că orice CRM permite aceleași automatizări. Alegerea implementării rămâne legată de activitatea firmei și de limitele aplicației.

Se pot înregistra automat solicitările din formulare?

Da, dacă datele pot ajunge în CRM printr-un mecanism compatibil și autorizat. Stabilim câmpurile obligatorii, identificarea și repartizarea. O cerere cu informații lipsă trebuie să aibă un traseu de clarificare, iar confirmarea tehnică a înregistrării nu înseamnă calificarea comercială.

Cum tratați posibilele duplicate?

Folosim identificatorii și regulile validate cu firma. Cazurile incerte merg la verificare înainte de unire. Deosebim contactul existent de un proiect nou al aceluiași client. Curățarea întregului istoric se evaluează separat de prevenirea duplicărilor în solicitările noi.

Ce se întâmplă dacă nu poate fi ales un responsabil?

Definim un responsabil de verificare sau o listă vizibilă pentru cazurile neatribuite. Regula nu trebuie să trimită solicitarea la întâmplare pentru a părea finalizată. Stabilim și cum se tratează indisponibilitatea, schimbarea ariei unui coleg sau o cerere care nu se încadrează.

Automatizarea poate califica și prioritiza cererile?

Poate aplica anumite criterii explicite sau pregăti informația pentru verificare, dacă datele sunt suficiente. Calificarea presupune însă sens comercial, nu doar câmpuri completate. Stabilim ce concluzii sunt permise și ce trebuie confirmat de o persoană înainte de continuarea discuției.

Putem opri sarcinile după închiderea unui caz?

Da, dacă starea de închidere și sarcinile afectate pot fi identificate. Definim ce se oprește și ce trebuie păstrat pentru alte obligații sau activități. Testăm și redeschiderea, schimbarea responsabilului și proiectele paralele, ca să nu închidem pași care aparțin altui caz.

Cum știm că automatizarea funcționează?

Verificăm cererile înregistrate, atribuirile, sarcinile și excepțiile, folosind cazuri reale. Urmărim omisiunile și timpul administrativ vizat. O evidență completată mai repede este utilă dacă echipa o înțelege și o folosește; nu promite singură mai multe vânzări.

Ce completați manual
în fiecare caz?

Arată-ne o solicitare și pașii pe care îi faceți în CRM după primirea ei. Putem alege ce merită automatizat și ce trebuie să rămână la verificare.

Dă un semn Înapoi la Soluții