Factură → ÎncasareO situație clarăa plăților.
O factură emisă nu înseamnă o plată încasată. SIXIS organizează pașii dintre emitere, scadență și confirmarea plății, astfel încât echipa să știe ce este achitat, ce trebuie urmărit și ce necesită o discuție.
Punem în ordine informațiile și responsabilitățile pentru facturile deschise. Stabilim cine verifică plățile, cine discută diferențele și când este nevoie de o decizie din partea firmei.
Spune-ne cum urmăriți plățile Vezi cum lucrămUnde se pierde
claritatea.
Urmărirea încasărilor devine dificilă când facturarea, confirmarea plății și relația cu clientul sunt ținute în evidențe separate.
Soldul nu spune întreaga poveste.
Un client poate avea mai multe facturi, o plată parțială sau o sumă achitată fără o referință clară. Echipa vede o diferență, dar nu știe ce document o explică și pe cine trebuie să întrebe.
Revenirile depind de memoria cuiva.
Scadențele sunt verificate din când în când, iar discuțiile se păstrează în emailuri. Aceeași firmă primește două solicitări sau o factură restantă rămâne fără un responsabil și fără un pas următor.
O neclaritate este tratată ca o simplă întârziere.
Clientul așteaptă corectarea unei facturi, confirmarea unei lucrări sau lămurirea unei sume. Fără această informație, echipa continuă să ceară plata, deși mai întâi trebuie rezolvată cauza blocajului.
De la document emis
la plată confirmată.
Separăm facturile scadente, plățile de verificat și situațiile care cer o clarificare comercială sau contabilă.
Putem începe cu un tip de factură sau cu un grup de clienți. Regulile contabile și condițiile de plată sunt validate de firma ta și de persoanele autorizate.
Modelul de colaborare SIXISStabilim evidența de referință.
Verificăm unde sunt înregistrate facturile, scadențele și plățile și cât de des se actualizează informațiile. Identificăm documentele care trebuie corelate și cine poate confirma că o plată a fost alocată corect unei facturi.
De la tine Evidențele folosite și persoana care validează situația contabilă.
Definim stările unei facturi.
Stabilim cum deosebim o factură nescadentă, una restantă, o plată parțială și o sumă în curs de verificare. Notăm separat facturile contestate sau care necesită corecții, pentru a nu le trata prin aceeași regulă de revenire.
De la tine Termenele convenite, exemple de diferențe și regulile aprobate de verificare.
Organizăm verificarea plăților.
Stabilim frecvența verificării, responsabilul și informațiile necesare pentru asocierea plății cu documentul. Când o sumă nu poate fi identificată, ea rămâne de clarificat. Confirmarea clientului și confirmarea încasării în evidența firmei sunt tratate separat.
De la tine Sursele disponibile pentru plăți și modul actual de confirmare.
Pregătim discuțiile și excepțiile.
Convenim cine contactează clientul, ce informații comunică și cum înregistrează un termen promis sau o neclaritate. Suspendăm revenirile nepotrivite până la lămurirea unei facturi contestate. Negocierea, corecțiile și alte decizii sensibile rămân la persoanele desemnate.
De la tine Limitele de comunicare, persoanele autorizate și condițiile comerciale relevante.
Urmărim închiderea situațiilor.
Verificăm facturile fără un pas următor, promisiunile de plată depășite și diferențele nerezolvate. Raportăm separat sumele restante și cele care așteaptă o clarificare. Ajustăm procesul dacă informațiile ajung târziu sau responsabilitățile nu sunt respectate.
De la tine Confirmările de rezolvare și deciziile privind cazurile care necesită escaladare.
UN EXEMPLU DE LUCRU
O plată pentru
mai multe lucrări.
O firmă de mentenanță facturează lunar intervențiile efectuate. Un client achită o singură sumă pentru mai multe facturi, iar pentru o altă lucrare cere verificarea documentelor.
- Suma apare în evidență.
- Persoana desemnată verifică referințele și confirmă ce facturi acoperă plata. Dacă lipsesc informații, solicită lămuriri. Facturile nu sunt marcate ca achitate doar pentru că valoarea totală pare apropiată.
- O factură este contestată.
- Motivul este înregistrat și transmis colegului care poate verifica lucrarea. Solicitările obișnuite de plată pentru acea factură sunt oprite până la clarificare, fără să ascundem celelalte sume datorate.
- Situația este actualizată.
- După confirmarea alocării și rezolvarea neclarității, evidența arată ce s-a încasat și ce mai rămâne de urmărit. Următoarea discuție pleacă de la o situație verificată, accesibilă echipei.
CAPABILITĂȚI CONEXE
Ce sprijină
urmărirea încasărilor.
Un proces clar poate fi susținut de alerte și schimb de date, după ce regulile de verificare și responsabilitățile au fost stabilite.
Ofertă → Comandă
Păstrează condițiile acceptate și informațiile necesare pentru facturarea lucrării sau a comenzii.
Notificări & alerte
Semnalează scadențe și promisiuni de plată depășite persoanelor care pot acționa.
Documente automate
Pregătește documente din date validate și modele aprobate, în limitele stabilite cu firma.
Raportare & KPI
Definește cum sunt urmărite restanțele, durata încasării și situațiile încă neclarificate.
Întrebări despre
facturi și plăți.
Ce putem organiza concret, ce trebuie verificat în firmă și unde este nevoie de o decizie autorizată.
SIXIS ține contabilitatea sau doar organizează urmărirea plăților?
Această capabilitate privește procesul de urmărire: informații, stări, verificări, responsabilități și comunicare. Înregistrările contabile, tratamentul fiscal și corectarea documentelor sunt validate de persoanele autorizate din firmă sau de contabil. Stabilim explicit ce putem face în cadrul colaborării.
Putem începe dacă lucrăm în mai multe fișiere?
Da, dacă putem identifica o evidență verificabilă a facturilor și plăților. Stabilim cine o actualizează și cum se rezolvă diferențele dintre fișiere. Schimbarea sistemului sau integrarea lui cu alte aplicații se evaluează separat, în funcție de acces și compatibilitate.
Cum sunt tratate plățile parțiale?
Păstrăm suma facturată, suma confirmată ca încasată și restul de urmărit. Verificăm și eventualele condiții de plată în tranșe. O plată parțială nu închide automat factura, iar revenirea către client se raportează la soldul și termenul confirmate.
Trimiteți automat solicitări de plată tuturor clienților?
Mai întâi stabilim ce situații permit o revenire și ce cazuri cer verificare umană. Facturile contestate, corecțiile în curs și plățile nealocate au nevoie de tratament distinct. Automatizarea mesajelor poate fi adăugată doar pentru regulile și comunicările aprobate.
Ce facem dacă un client spune că a plătit?
Înregistrăm informația și o transmitem persoanei care poate verifica încasarea. Oprim mesajele care ar crea confuzie cât timp se face verificarea, conform regulii convenite. Confirmarea verbală a clientului nu înlocuiește verificarea și alocarea plății în evidența firmei.
Puteți garanta că vom încasa facturile restante?
Nu. Un proces mai clar ajută echipa să urmărească la timp situațiile și să reducă omisiunile, dar plata depinde de client și de condițiile contractuale. Negocierea unor litigii sau recuperarea juridică a creanțelor nu sunt incluse în organizarea acestui proces.
Ce informații trebuie să pregătim?
Avem nevoie de exemple de facturi, termenele de plată, evidența plăților și câteva cazuri care au creat dificultăți. Nu sunt necesare toate datele de la început. Stabilim accesul potrivit și cine validează soldurile, corecțiile și comunicarea cu clienții.
Cum evaluăm dacă procesul funcționează mai bine?
Urmărim dacă fiecare factură deschisă are o stare verificată și un pas următor, dacă diferențele sunt clarificate și dacă revenirile au loc la timp. Comparăm și vechimea restanțelor, folosind aceleași definiții și perioade. Interpretăm rezultatele împreună cu contextul comercial.
Unde se blochează
urmărirea plăților?
Arată-ne cum vedeți astăzi facturile deschise și cine verifică încasările. Pornim de la situațiile care cer cel mai mult timp pentru lămurire.